Hướng dẫn quản lý kho bằng file excel cực kỳ đơn giản, chính xác

Có thể nói, quản lý và kiểm kho vào đợt cuối tháng chính là cơn ác mộng của bất cứ cửa hàng nào. Nếu kinh doanh nhỏ, lẻ, việc này sẽ đơn giản hơn. Nhưng với những hộ kinh doanh quy mô lớn, có nhiều hàng hoá. Việc quản lý và kiểm kho sẽ vất vả hơn. Và để quản lý, nhiều người thường sử dụng phần mền excel để quản lý.

Tại sao phải quản lý kho thường xuyên?

Bởi lẽ nếu không quản lý và kiểm tra, doanh nghiệp của bạn sẽ gặp nhiều vấn đề phát sinh như:

– Không nắm được chính xác số lượng hàng hoá của cửa hàng còn dư bao nhiêu?tồn kho bao nhiêu để bán cho khách.

– Không cập nhật được mẫu hàng nào đó còn size nào, màu thế nào để báo khách.

– Không kiểm soát được lượng hàng hoá bị thất thoát.

– Tạo kẻ hở cho nhân viên cấp dưới có thể gian lận, làm tổn thất doanh thu của cửa hàng.

– Hàng hoá lẫn lộn, khiến việc tìm kiếm khó khăn.

Hướng dẫn cách lập bảng quản lý kho bằng excel

Một số thông tin liên quan bạn có thể tham khảo là:

Lập bảng tính xuất – nhập – tồn kho theo ngày

Việc đầu tiên cần làm là chia mỗi ngày là một bảng tính riêng (sheet riêng) để thuận tiện theo dõi. Với mỗi bảng tính sẽ có những cột tương ứng:

+ Nhập trong ngày: Bạn điền số lượng hàng nhập trong ngày theo từng loại hàng hóa. Nếu hôm đó không nhập thì điền 0. Bạn phải lưu ý với nhân viên rằng hàng về lúc nào thì nhập lên file excel để việc quản lý chính xác tồn kho.

+ Xuất bán trong ngày: Mỗi khi bán ra sản phẩm, nhân viên sẽ ghi chú số lượng vào ô xuất bán tương ứng. Nếu như món hàng đó được mua nhiều lần trong một ngày, nhân viên ghi số tổng vào.

+ Tồn cuối ngày: Sẽ được tự động bằng cách tính theo công thức: Tồn cuối ngày = (tồn đầu ngày + nhập trong ngày)– xuất bán trong ngày.

Lập bảng xuất – nhập – tồn dư theo tháng

Cũng sẽ tương tự các thông số như của ngày

+ Tồn đầu tháng = tồn của ngày đầu trong tháng.

+ Nhập trong tháng = tổng hàng nhập tất cả các ngày trong tháng.

+ Xuất bán trong tháng = tổng hàng xuất bán gồm tất cả các ngày trong tháng.

+ Tồn cuối tháng = (tồn đầu tháng + nhập trong tháng) – xuất bán trong tháng.

Những nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel

Tuy việc quản lý kho bằng excel giúp tiết kiệm chi phí nhưng lại tồn đọng những nhược điểm như:

– Mất dữ liệu nếu người lập bảng quên lưu hoặc gặp sự cố về điện.

– Lưu trữ nhiều file tính trong tháng, khi cần tra cứu phải thực hiện thủ công

– Không thể in hoá đơn nhằm tránh thất thoát

– Không thể tra cứu xem khách mua hàng ngày nào, mua gì trong trường hợp khách trả hàng.

– Chỉ một vài sai lầm nhỏ có thể kéo theo tất cả số liệu sai…

Và còn nhiều vấn đề phát sinh khác với việc sử dụng quản lý bằng bảng tính excel. Vậy làm thế nào để quản lý chặt hàng hoá trong kho, tránh thất thoát và dễ dàng kiểm kê và không mất quá nhiều thời gian? Đã có rất nhiều chủ cửa hàng đã tin dùng phần mềm PR order để thuận tiện cho việc quản lý bởi những tiện ích được tích hợp trong phần mềm. Với PR Order, nhà hàng/quán café hay các doanh nghiệp kinh doanh vừa và nhỏ có thể dễ dàng quản lý được toàn bộ quy trình đặt hàng, giao hàng/phục vụ và thanh toán của khách hàng. QR order giúp nâng cao trải nghiệm cho khách hàng, mang đến sự thuận tiện, hữu ích cho nhiều mô hình kinh doanh như Spa, nhà hàng, khách hàng, quán cafe, cửa hàng….

Với thao tác nhanh, gọn, dễ sử dụng, để quản lý cửa hàng với PR Order, doanh nghiệp chỉ cần có thiết bị điện tử với kết nối wifi hoặc hệ thống kết nối thông minh Cloud wifi là đã có thể sử dụng. Cloud Wifi bên cạnh được biết đến là hệ thống kết nối thông minh cũng có nhiều tính năng tiện lợi khác để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý các báo cáo, phân tích để quản lý người dùng và xử lý sự cố.

Có thể nói, sự kết hợp giữa Cloud wifi và PR Order giúp các doanh nghiệp bớt “đau đầu” hơn trong việc quản lý, kiểm soát hàng hoá của mình mà vẫn đảm bảo số liệu chính xác, rõ ràng.